Eurointerim S.p.A. ha implementato una soluzione informatica per consentire di firmare digitalmente la documentazione contrattuale, eliminando così i documenti cartacei. Il metodo prevede la sottoscrizione dei documenti mediante l’utilizzo della firma elettronica avanzata (di seguito FEA), ed è in grado di soddisfare i requisiti giuridici ed informatici come da normativa che regola questa materia (Decreto Legislativo n. 82/2005 – Codice dell’Amministrazione Digitale, nonché DPCM del 22 Febbraio 2013).
I documenti sottoscritti con la procedura FEA proposta da Eurointerim S.p.a, saranno a tutti gli effetti documenti informatici che:
- – sul piano tecnico soddisfano i requisiti di sicurezza definiti dalla normativa vigente;
- – sul piano giuridico hanno lo stesso valore dei documenti cartacei sottoscritti con firma autografa.
Questo in quanto il processo FEA dà le garanzie previste dalla normativa vigente, in particolare:
- – l’identificazione del firmatario e la sua connessione univoca alla firma: Il firmatario è preventivamente identificato, una tantum, tramite un documento d’identità. La FEA scelta da Eurointerim è basata su certificato digitale. Le credenziali per l’uso di detto Certificato sono obbligatoriamente diverse dalle credenziali di accesso al portale su cellulare o su web, e l’avvio delle attività di firma avviene a seguito dell’immissione di due codici, uno statico o PIN, ricevuto dal firmatario in fase di rilascio del Certificato, il secondo dinamico OTP e ricevuto via SMS o e-mail, con validità limitata a pochi minuti ed associato in maniera univoca ed inscindibile a ciascun documento sottoscritto. In questo modo è garantita un’autenticazione forte e sicura a 2 fattori;
- – il controllo esclusivo del firmatario sul sistema di generazione della firma, e la possibilità di ottenere evidenza di quanto sottoscritto: l’utente può prendere visione dell’intero documento e firmarlo singolarmente, oppure può selezionare più documenti e procedere con le operazioni di firma massiva, previa la visualizzazione e accettazione delle clausole prima di dare inizio al processo. Il procedimento prevede l‘inserimento di PIN e OTP: in questo modo l’utente manifesta la propria intenzione di procedere con la firma. Tutte queste attività vengono memorizzate, con data e ora, nel log conservato dall’applicativo. La firma che viene apposta è di tipo PADES, come definita dagli standard europei. Il documento può essere scaricato in formato PDF e visualizzato con software standard (es. software gratuito PDF reader);
- – la possibilità di verificare che il documento informatico sottoscritto non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma: la tecnologia di firma elettronica utilizzata include le impronte informatiche (c. d. “hash”) del contenuto soggetto a sottoscrizione. Il controllo della corrispondenza tra un’impronta ricalcolata e quella “sigillata” all’interno delle firme permette di verificare che il documento informatico sottoscritto non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma. Generalmente, al termine delle operazioni di firma, viene effettuata una verifica immediata della firma per validarne la correttezza delle operazioni, inoltre tutti i documenti verranno successivamente portati automaticamente in conservazione sostitutiva, come definita dalla deliberazione CNIPA n. 11/2004 ed eventuali modifiche successive;
- – l’individuazione del soggetto che eroga soluzioni di firma elettronica avanzata: il certificato di firma della della FEA individua il soggetto erogatore del servizio ed è emesso da un’autorità di certificazione tecnica terza, ma riconducibile a Eurointerim S.p.A. Tale entità garantisce il rispetto di tutti i requisiti di legge;
- – l’assenza nell’oggetto della sottoscrizione di qualunque elemento idoneo a modificarne gli atti, i fatti e i dati in esso rappresentati: i documenti prodotti dal sistema utilizzano esclusivamente formati atti a garantire l’assenza, nell’oggetto della sottoscrizione, di qualunque elemento idoneo a modificare gli atti, i fatti e i dati in essi rappresentati (formato standard ISO PDF/A);
- – la connessione univoca della firma al documento sottoscritto: la visualizzazione della firma, cioè la fase di verifica, mostra i dati presenti nel certificato che riconducono alla persona fisica che ha effettuato l’operazione di firma a seguito di un’autenticazione forte quindi riconducibile esclusivamente al proprietario del Certificato stesso.
Modalità di adesione e revoca al servizio FEA
La richiesta è effettuata tramite la compilazione di un modulo messo a disposizione presso gli uffici Eurointerim. All’atto dell’iscrizione sarà necessario esibire un documento di riconoscimento.
In ogni momento può essere chiesta la revoca del servizio, mediante domanda da presentarsi per iscritto, presso la Filiale ove è stato chiesto di poter utilizzare questa modalità di firma, o mediante raccomandata A.R. inviata a Eurointerim spa, Viale dell’Industria 60, 35129 Padova, o ancora via pec a [email protected].
Le comunicazioni fatte con altre modalità non produrranno l’effetto richiesto. La revoca della FEA avrà effetto dal 2° giorno lavorativo successivo al ricevimento della comunicazione, al fine di consentire l’adeguamento delle procedure.
Modalità di funzionamento
Il servizio FEA consente di firmare contratti e proroghe, nonché di visualizzare e scaricare documenti firmati in passato. All’interno della piattaforma, raggiungibile al sito https://lavoro.eurointerim.it/job-seekers-login.php, è possibile visualizzare i documenti firmati negli ultimi 30 giorni. Tuttavia, utilizzando l’apposita funzione di ricerca, è possibile trovare e scaricare documenti di qualsiasi periodo.
Modalità di trattamento dei dati e conservazione
Tutti i dati raccolti, i certificati di firma e i documenti firmati saranno trattati nel rispetto degli obblighi di riservatezza secondo le disposizioni del Regolamento Europeo 679/2016 (GDPR).
I documenti informatici così firmati saranno conservati in modalità sostitutiva per il tempo stabilito dalla legge e potranno essere recuperati, consultati, stampati, anche su richiesta.
I codici e le procedure di sicurezza per l’accesso ai dati, completi della sottoscrizione, sono conservati da uno o più soggetti terzi, appositamente incaricati, che forniscono i dati di firma esclusivamente nei casi previsti dalla legge, su richiesta delle Autorità competenti e/o su richiesta del titolare dei dati stessi. I certificati digitali utilizzati per la FEA sono conservati su server remoti sicuri (HSM), e il sito internet/app ove si eseguono le operazioni di firma è protetto da connessione criptata.