Informativa per i dipendenti e collaboratori

Il Reg. UE 2016/679 (“Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali”) prevede la tutela delle persone e di altri soggetti e il rispetto al trattamento dei dati personali. Ai sensi degli artt. 13 e 14, pertanto, Le forniamo le seguenti informazioni:

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO & DATA PROTECTION OFFICER

EUROINTERIM SPA – Viale Dell’industria, 60 – 35129 PADOVA (PD) – P.IVA e CF 03304720281 nella persona del Legale rappresentante Dottor Luigi Sposato, domiciliato presso la società. E-mail: [email protected].

Data Protection officer (DPO): Ivan Colombo C/O EUROINTERIM SPA Viale Dell’industria, 60 – 35129 PADOVA (PD). E-mail: [email protected]

2. TIPOLOGIA DI DATI RACCOLTI DA EUROINTERIM

Eurointerim raccoglie e utilizza informazioni personali per gestire opportunamente la relazione instaurata con Voi, essi possono essere raggruppati nelle seguenti categorie:

• Dati relativi all’identità (Comuni): si intendono nome, cognome utente o identificativo analogo, titolo, luogo di nascita e documenti che attestano l’identità compresi i suoi estremi.
• Dati di contatto (Comuni): indirizzo di domicilio/residenza e da utilizzare per le comunicazioni, indirizzo di consegna o altro indirizzo postale e numeri di telefono, sono inclusi in questa categoria anche gli indirizzi e-mail da Voi forniti per la ricezione delle comunicazioni in formato digitale e per l’utilizzo del servizio di firma digitale.
• Dati relativi alle qualifiche e all’esperienza lavorativa (Comuni): CV o curriculum, i dettagli relativi all’istruzione, ai corsi di formazione svolti e ai tirocini, i documenti attestanti il diritto al lavoro e qualsiasi altra informazione riportata nel curriculum o nel CV.
• Dati relativi alle risorse umane (Comuni e Particolari): sesso, la nazionalità, l’indirizzo e le copie dei documenti attestanti il diritto di lavorare nei luoghi in cui si presterà servizio, i visti, i permessi di lavoro, le registrazioni delle presenze, il tempo dedicato a progetti, formazione, promozioni, indagini e questioni disciplinari.
• Dati salariali (Particolari): coordinate del conto bancario, il numero di assicurazione o di previdenza sociale nazionale, il codice fiscale e i numeri di riferimento, compensi, informazioni sullo stipendio e sui benefit, i dati sulle persone a carico (familiari a carico e parenti prossimi) e sui beneficiari e qualsiasi detrazione volontaria che si richieda di effettuare dallo stipendio e dai compensi (come l’iscrizione a sindacati o i contributi versati alla chiesa, ove applicabile).
• Dati relativi ai social media: dati del profilo su social media quali LinkedIn e altre informazioni da te rese pubbliche o condivise in altro modo con noi tramite i social media, si precisa che i dati raccolti dalle piattaforme non sono e non verranno utilizzati in fase di selezione, risultano essere dati raccolti solamente ai fini informativi circa la posizione, le posizioni lavorative e/o esperienza maturate non desumibili da altri documenti (CV).
• Dati relativi alle comunicazioni di marketing: informazioni sulle modalità con cui rispondi a e-mail, sms, telefono e altre campagne di marketing.
• Dati Tecnici: informazioni relative alla navigazione sui nostri siti web, siano essi pubblici che privati in ottemperanza all’informativa Cookie.

In alcuni casi, i dati personali che raccogliamo comprendono anche “categorie speciali di dati” (note anche come “informazioni sensibili”), denominate Dati Particolari, che possono includere informazioni su eventuali forme di disabilità e su eventuali adeguamenti necessari sul posto di lavoro, nonché informazioni relative alla diversità (compresi dati sull’origine razziale ed etnica,  sull’appartenenza a sindacati, nonché dati relativi alla vita), o dati sullo stato di salute (come registri sulle assenze per malattia, registri di invalidità, idoneità al lavoro e assicurazione sanitaria, laddove contengano dati relativi alla malattia), dati su illeciti penali presunti o accertati, esclusivamente laddove previsto o consentito dalla normativa vigente e in conformità a essa.

3. TRATTAMENTI EFFETTUATI SUI DATI RACCOLTI. Di seguito sono riportate le modalità di trattamento dei dati effettuati da Eurointerim Spa.
4. a) Finalità > Gestire e adempiere al contratto di lavoro o di servizi e a tutti gli altri contratti e alle norme che disciplinano il rapporto di lavoro o altri rapporti contrattuali.

Tipologia Dati: relativi all’identità, di contatto, relativi alle qualifiche e all’esperienza lavorativa, relativi alle risorse umane, salariali, relativi ai social media, tecnici, sensibili.

Base Giuridica: 1. Adempiere un contratto o adottare misure preliminari alla stipula di un contratto in relazione a un contratto di lavoro o di servizi con te. 2. Rispetto di obblighi di legge, quali quelli previsti dalla normativa sul lavoro.

Conservazione dei dati: 11 anni per i dati relativi a imposte, contratto, busta paga e retribuzione e relativi aspetti finanziari. Le informazioni particolari verranno mantenute solo fino al perseguimento delle finalità.

1. b) Finalità > Svolgimento le attività contrattuali, economiche e commerciali per finalità connesse all’erogazione della soluzione (servizio) di firma elettronica ai sensi della normativa applicabile.

Tipologia Dati: necessari all’identificazione dell’Utente e all’attivazione servizio della soluzione: nome, cognome, indirizzo di residenza, estremi del documento di riconoscimento, recapito telefonico e indirizzo e-mail. In caso di firma remota, i dati personali comprendono anche le credenziali di accesso e le ulteriori informazioni che permetteranno di autenticare l’Utente.

Base Giuridica: 1. Esecuzione di obblighi strettamente connessi al Servizio di firma elettronica, tra cui la gestione amministrativa dei contratti di utilizzo del Servizio 2. Adempimento di obblighi derivanti dalla legge, regolamenti o normativa comunitaria (es. obblighi di identificazione dell’Utente).

Conservazione dei dati: per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità sopra descritte, nel rispetto della normativa di riferimento. In particolare, i dati necessari per l’identificazione acquisiti al momento dell’attivazione della FEA, quali il documento d’identità e il modulo di adesione, saranno conservati per 20 anni. I dati incorporati nei documenti informatici saranno conservati per il tempo necessario alla conservazione di ciascun documento secondo la normativa di riferimento (es. art. 2220 Codice civile). L’Utente è tenuto ad assicurarsi che i dati personali forniti siano corretti e, in caso di variazioni, ad aggiornare tali dati contattando il proprio ufficio Eurointerim di riferimento, preventivamente all’utilizzo della soluzione FEA.

1. c) Finalità > Svolgere altre attività relative alle risorse umane (tra cui la gestione del lavoro, delle assenze, della formazione/del personale, dei viaggi, delle spese e dei benefit, inclusi i piani azionari, e le procedure disciplinari).

Tipologia Dati: relativi all’identità, di contatto, relativi alle qualifiche e all’esperienza lavorativa, relativi alle risorse umane, salariali, relativi ai social media, tecnici, sensibili

Base Giuridica: 1. Adempiere un contratto o adottare misure preliminari alla stipula di un contratto in relazione a un contratto di lavoro o di servizi con te. 2.Rispetto di obblighi di legge, quali quelli previsti dalla normativa sul lavoro.

Conservazione dei dati: 11 anni per i dati relativi a imposte, contratto, busta paga e retribuzione e relativi aspetti finanziari. Le informazioni particolari verranno mantenute solo fino al perseguimento delle finalità.

1. d) Finalità > RICERCA E SELEZIONE: fornire assistenza all’interessato, ad esempio individuando incarichi idonei alle competenze e facilitando il processo di candidatura a nuove offerte.

Tipologia Dati: relativi all’identità, di contatto, relativi alle qualifiche e all’esperienza lavorativa, relativi alle risorse umane, salariali, relativi ai social media, tecnici, sensibili.

Base Giuridica: 1. Adempiere un contratto o adottare misure preliminari alla stipula di un contratto in relazione a un contratto di lavoro o di servizi con te. 2. Rispetto di obblighi di legge, quali quelli previsti dalla normativa sul lavoro.

Conservazione dei dati: per tutta la durata del contratto con il cliente. I dati anagrafici potrebbero comparire nella documentazione fiscale e pertanto conservati, secondo le disposizioni tributarie per almeno 11 anni. Il curriculum sarà conservato per un massimo di 48 mesi dall’ultimo aggiornamento.

1. e) Finalità > Trasferimento dei dati a terzi (si vedano i prossimi capitoli) .

Tipologia Dati: Eventualmente tutte le categorie di dati.            

Base Giuridica: 1. Adempiere un contratto o adottare misure preliminari alla stipula di un contratto in relazione a un contratto di lavoro o di servizi con te. 2. Rispetto di obblighi di legge, (normativa sul lavoro, e/o di pubblica sicurezza e/o normative contabili e/o tributarie) 3. Adempiere ad un obbligo relativo all’adozione di normative volontarie.

Conservazione dei dati: 11 anni per i dati relativi a imposte, contratto, busta paga e retribuzione e relativi aspetti finanziari. Le informazioni particolari verranno mantenute solo fino al perseguimento delle finalità.

1. f) Finalità > Adempimento obblighi normativi della nostra organizzazione e adesione alle bilateralità di settore, previste dai CCNL applicati e applicabili.

Tipologia Dati: qualsiasi categoria di dati riportata al punto precedente

Base Giuridica: 1. Rispetto di obblighi di legge, quali quelli previsti dalla normativa sul lavoro, normative di carattere di pubblica sicurezza e/o normative contabili e/o tributarie. 2. Motivi di interesse pubblico rilevante (ex art. 9, par. 2, lett. h) del Regolamento UE 2016/679).

Conservazione dei dati: 11 anni per i dati relativi a imposte, contratto, busta paga e retribuzione e relativi aspetti finanziari. Le informazioni particolari verranno mantenute solo fino al perseguimento delle finalità.

1. g) Finalità > Monitoraggio e analisi conformità politiche e procedure interne.

Tipologia Dati: Dati relativi all’identità, dati di contatto, dati relativi alle risorse umane, dati relativi ai social media, dati tecnici.     

Base Giuridica: 1. Perseguimento dei nostri legittimi interessi ai fini del rispetto politiche e alle procedure interne 2. Esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali.

Conservazione dei dati: 11 anni per i dati relativi a imposte, contratto, busta paga e retribuzione e relativi aspetti finanziari. Le informazioni particolari verranno mantenute solo fino al perseguimento delle finalità.

1. h) Finalità > Gestione dei Reclami, Incidenti e quasi incidenti.

Tipologia Dati: dati relativi all’identità e dati di contatto            

Base Giuridica: 1. Esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o esecuzione di misure precontrattuali e contrattuali 2. Rispetto di obblighi di legge, quali quelli previsti dalla normativa sul lavoro, normative di carattere di pubblica sicurezza e/o normative contabili e/o tributarie.

Conservazione dei dati: 11 anni per i dati relativi a imposte, contratto, busta paga e retribuzione e relativi aspetti finanziari. Le informazioni particolari verranno mantenute solo fino al perseguimento delle finalità.

4. Modalità di raccolta dati

I dati personali che raccogliamo provengono dai moduli di candidatura, da documenti di cui si richiede la compilazione durante la fase di onboarding o altri materiali da Voi trasmessi (es. curriculum vitae) nonché dalle tue interazioni con la Società e con altri soggetti durante il periodo di lavoro.

In alcuni casi, potremmo raccogliere dati personali anche indirettamente da terzi, quali ad esempio agenzie di ricerca del personale con cui collaboriamo, qualora tu sia stato trasferito da esse, fornitori di servizi amministrativi (ad esempio che forniscono il programma di benefit flessibili), altri dipendenti nel quadro di reclami o rapporti disciplinari presentati in relazione te o da fonti pubblicamente disponibili come i social network in conformità con la normativa vigente.

5. Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati

Per stipulare e/o mantenere in essere il contratto con la Società, è necessario fornire i dati personali. Ciò significa che sei obbligato a fornirci i tuoi dati personali. La mancata comunicazione dei dati personali determinerà per la Società l’impossibilità di portare avanti il rapporto di lavoro con te o, quanto meno, di adempiere al contratto stipulato con te (ad esempio effettuando i pagamenti o fornendo un benefit), di partecipare a determinati processi come la fornitura di feedback o lo sviluppo della carriera o di rispettare i suoi obblighi legali (come garantire la salute e la sicurezza dei lavoratori). Eccezion fatta per i dati relativi a Audio, Video e Fotografie, il cui conferimento è facoltativo e non ostativo per le attività oggetto di contratto/servizio.

6. Trasferimento dei dati

Premesso che i dati conferiti saranno trattati e comunicati solamente nel territorio Europeo, Eurointerim può comunicare a terzi i tuoi dati personali al fine di perseguire le finalità descritte nella sezione 3 di cui sopra nelle seguenti circostanze:

• Fornitori. Affideremo, ad esempio, a un fornitore lo svolgimento di attività amministrative e operative utili ai fini del rapporto con te. Il fornitore o i fornitori saranno soggetti agli obblighi contrattuali e di legge di altro tipo in materia di riservatezza dei dati e di rispetto della privacy e avranno accesso unicamente ai dati di cui hanno bisogno per svolgere le loro funzioni; generalmente, si tratta di fornitori di servizi informatici (che ospitano o supportano i sistemi IT della Società, incluse le informazioni relative ai dipendenti/collaboratori), società per la gestione delle sedi (che si occupano della sicurezza fisica negli edifici e che hanno quindi bisogno di conoscere le tue informazioni per consentirti l’accesso alle nostre sedi), fornitori di servizi HR (che si occupano delle funzioni legate alle buste paga o indennità per conto della Società, come ad esempio il servizio di catering in loco per i collaboratori e i colleghi), i fornitori di servizi di viaggio (che gestiscono oppure organizzano i viaggi per i nostri collaboratori o colleghi) o fornitori di servizi di back-office finanziari e contabili (che hanno bisogno di gestire le informazioni relative ai colleghi e collaboratori al fine di elaborare le posizioni di debito e di credito).
• Fornitori firma elettronica. I dati personali saranno trattati, nei limiti di quanto necessario, dal personale autorizzato, adeguatamente istruito e formato, dal titolare del trattamento nonché dal personale dei soggetti terzi che prestano servizi al Titolare del trattamento ed effettuano trattamenti di dati per conto e su istruzione di quest’ultimo quali responsabili del trattamento. Si tratta di coloro che forniscono servizi informatici (es. hosting provider) che operano nell’ambito dei servizi di gestione e manutenzione dei sistemi informativi mediante i quali è erogata la soluzione di firma elettronica ovvero dei servizi di conservazione dei documenti informatici. La lista completa e aggiornata dei soggetti che trattano i dati personali in qualità di responsabili del trattamento è disponibile su richiesta al Responsabile per la Protezione dei Dati Personali.
• Clienti o potenziali datori di lavoro. Condivideremo i tuoi dati con i nostri clienti che offrono posizioni/incarichi cui potresti essere interessato o che sono interessati al tuo profilo; per i colleghi, sarà inoltre condivisa la sede presso la quale lavorano con i clienti. Questi sono tenuti al rispetto degli obblighi contrattuali e di riservatezza dei dati sia nei nostri confronti che nei vostri, con i nostri clienti, a seguito di richiesta scritta, potremmo condividere i dati Salariali per ottemperare alle disposizioni di normative volontarie a cui sia Noi che i nostri clienti siamo sottoposti (es. SA8000).
• Autorità governative o alle forze dell’ordine. Qualora, a nostra esclusiva discrezione, ritenessimo di essere legalmente obbligati o autorizzati ovvero che ciò sarebbe prudente, condivideremo i tuoi dati con le autorità governative, di polizia e di regolamentazione o le forze dell’ordine. Nello svolgimento delle proprie attività ordinarie aziendali i dati potranno essere comunicati a soggetti che svolgono attività di controllo, revisione e certificazione delle attività poste in essere dal titolare del trattamento, consulenti e liberi professionisti nel contesto di servizi di assistenza fiscale, giudiziale, enti e amministrazioni pubbliche, ivi incluse autorità fiscali ove ciò sia necessario, nonché a soggetti legittimati per legge a ricevere tali informazioni, autorità giudiziarie italiane e straniere e altre pubbliche autorità, per le finalità connesse all’adempimento di obblighi legali, o per l’espletamento delle obbligazioni assunte e scaturenti dalla fruizione del servizio di firma elettronica, compreso per esigenza di difesa in giudizio.

7. Diritti dell’interessato

Potrai far valere i tuoi diritti come espressi dagli artt. 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22 del Regolamento UE 2016/679, rivolgendoti al Titolare o al Data Protection Officer ex art.38 paragrafo 4, inviando mail all’indirizzo [email protected] oppure [email protected]. Hai il diritto, in qualunque momento, di chiedere al Titolare del trattamento l’accesso ai tuoi dati personali, la rettifica, la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento. Inoltre, hai il diritto di opporti, in qualsiasi momento, al trattamento dei tuoi dati (compresi i trattamenti automatizzati, es. la profilazione), nonché ad ottenere la portabilità dei tuoi dati. Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo e giurisdizionale, se ritieni che il trattamento dei dati che ti riguardano violi quanto previsto dal Reg. UE 2016/679, ai sensi dell’art. 15 lettera f) del succitato Reg. UE 2016/679, hai il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali e, con riferimento all’art. 6 paragrafo 1, lettera a) e art. 9, paragrafo 2, lettera a), hai il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso prestato. Nel caso di richiesta di portabilità del dato, il Titolare del trattamento ti fornirà in un formato strutturato, di uso comune e leggibile, da dispositivo automatico, i dati personali che ti riguardano, fatto salvo i commi 3 e 4 dell’art. 20 del Reg. UE 2016/679.

Il consenso espresso dall’Utente al momento dell’attivazione delle soluzioni di firma elettronica ha validità, fino alla sua eventuale revoca, per tutti i documenti informatici da sottoscrivere. Il consenso può essere revocato in qualunque momento scrivendo al Soggetto Erogatore secondo le modalità indicate nelle condizioni di utilizzo. Potrai avere accesso ai tuoi dati ed esercitare i tuoi diritti compilando il modulo presente al sito web: https://www.eurointerim.it/privacy/